Najčešće greške u procesu osnivanja/izmjena i dopuna akata NVO prilikom upisa u Registar NVO

Nevladine organizacije predstavljaju važan stub demokratskog društva i jedan od glavnih mehanizama kroz koje građani i građanke ostvaruju svoje pravo na udruživanje, učešće u javnim politikama i zaštitu zajedničkih interesa. Ipak, praksa pokazuje da proces osnivanja, izmjene i usklađivanja akata nevladinih organizacija često izaziva nedoumice i poteškoće – naročito kod organizacija koje prvi put prolaze kroz administrativne procedure upisa u Registar NVO.

Regionalni resursni centar za NVO (Aktivna zona), koji djeluje u okviru programa „Mreža resursnih centara Crne Gore“, prepoznao je potrebu da organizacijama i građanima pruži konkretne smjernice i podršku u ovom procesu. Ovaj tekst je nastao uz podršku Ministarstva regionalno-investicionog razvoja i saradnje sa nevladinim organizacijama i zasniva se na podacima i preporukama nadležnog organa.

Cilj ovog teksta je da doprinese razumijevanju zakonskog okvira, najčešćih administrativnih i sadržinskih nedostataka u dokumentaciji, te da ukaže, na jednostavne načine, kako ih izbjeći. Na jednom mjestu, okupljeni su najvažniji članovi Zakona o nevladinim organizacijama, primjeri pravilno izrađenih akata, kao i preporuke za efikasniju komunikaciju sa nadležnim organima, a moguće je preuzeti i Vodič administrativnih usluga.

Na taj način, ovaj tekst ne predstavlja samo tehničku pomoć u sprovođenju procedura, već i doprinos razvoju profesionalnijeg, odgovornijeg i održivijeg civilnog sektora u Crnoj Gori.

Zakonski okvir (Zakon o nevladinim organizacijama):

Zakonom o nevladinim organizacijama uređuje se način osnivanja, upisa i brisanja iz registra, status, organi, finansiranje i druga pitanja od značaja za rad i djelovanje nevladinih organizacija.  Nevladine organizacije, u smislu ovog Zakona, su nevladina udruženja i nevladine fondacije. Sljedeći članovi Zakona bliže uređuju pitanja u vezi sa kojima postoje najčešće nedoumice:

• Članovima 10-13 Zakona, utvrđena su pravila osnivanja/osnivači, sadržina osnivačkog akta, sadržina statuta i zaštita naziva;
• Članom 19, utvrđen je postupak promjene podataka i činjenica koji se upisuju u Registre;
• Članovima 21-24, utvrđena su pitanja od značaja za članstvo i organe udruženja (skupština i lice ovlašćeno za zastupanje);
• Članovima 25-27, utvrđena su pitanja od značaja za organe fondacija (upravni odbor i lice ovlašćeno za zastupanje);
• Odredbe čl.28-30, odnose se na imovinu, korišćenje imovine, način finansiranja i obavljanje privredne djelatnosti;
• Odredbama čl.38-40, utvrđena  su pravila brisanja iz Registara i raspolaganja imovinom u slučaju prestanka rada;
• Članovima 20 i 39 Zakona, uređena su pravila djelovanja stranih organizacija i brisanja iz Registra stranih organizacija.

Zašto nastaju problemi u postupku upisa i izmjena?

Prema riječima Milana Šestovića, iz Direkcije za registraciju nevladinih organizacija i političkih partija nadležnog Ministarstva, procenat  zahtjeva koji sadrže nedostatke, u odnosu na ukupan broj zahtjeva na godišnjem nivou, je u kontinuitetu veoma visok, što iziskuje, prema pravilima upravnog postupka, uređenih Zakonom o upravnom postupku,  upućivanje zahtjeva za otklanjanje utvrđenih nedostataka podnosiocima prijava/zahtjeva, time i duže trajanje postupaka.

On je istakao da je, od osnivanja Ministarstva regionalno-investicionog razvoja i saradnje sa nevladinim organizacijama, primijećeno značajno smanjenje broja prijava sa nedostacima. Kao ključne razloge naveo je objavljivanje Vodiča administrativnih procedura, sa jasno definisanim obrascima i uputstvima, unaprijeđenu praksu izdavanja zahtjeva za otklanjanje nedostataka, te uvođenje novog elektronskog Registra NVO i političkih partija koji automatski generiše službene akte. On je dodao da će u narednom periodu Savjet za saradnju Vlade i NVO imati važnu ulogu u rješavanju preostalih nedoumica u primjeni Zakona, dok će regionalni resursni centri dodatno unaprijediti kvalitet usluga i komunikaciju između državne uprave i civilnog sektora. Važan doprinos daju i stavovi sudske prakse i tumačenja nadležnih organa, koja doprinose dosljednijem sprovođenju zakonskih odredbi.

Najčešće greške u dokumentaciji:

U nastavku, ukazujemo na najčešće greške koje nevladine organizacije prave u pripremi dokumentacije za svrhu upisa/promjene podataka/brisanja. Posebno ukazujemo da se zahtjevima za otklanjanje nedostataka, sa pozivom na materijalni propis/konkretnu odredbu, detaljno i jasno ukazuje, ne samo na nedostatke, nego i na načine njihovog otklanjanja, pored ostalog i dostavom oglednih primjera akata-odluka i statuta.

Najčešći nedostaci u osnivačkom aktu su:

• Propuštanje navođenja,  ukoliko je osnivač (ili ovlašćeno lice za zastupanje) strani državljanin, broja putne isprave i naziva države koja je izdala putnu ispravu;
• Različito formulisani ciljevi i djelatnosti u odluci o osnivanju, u odnosu na statut;
• Naziv organizacije nije usklađen sa odredbom člana 13 Zakona, u smislu obaveze navođenja naziva, prvenstveno na crnogorskom jeziku (uz mogućnost utvrđivanja naziva i na jednom ili više stranih jezika….);
• Nedostatak potpisa lica ovlašćenog za zastupanje, kao i pune adrese prebivališta/boravišta.

Najčešći nedostaci u statutu su:

• Naziv neusklađen sa odredbom člana 13 Zakona;
• Ciljevi i djelatnosti, radi kojih se organizacija osniva, odstupaju od ciljeva i djelatnosti u osnivačkom aktu;
• Izostaje način izbora, opoziva, organa upravljanja  i mandat organa upravljanja (organi udruženja su skupština kao organ upravljanja i lice za zastupanje kao organ predstavljanja, a kod fondacija upravni odbor kao organ upravljanja i lice za zastupanje kao organ predstavljanja;
• Način donošenja drugih opštih akata organizacije;
• Način finansiranja, kao i privredna djelatnost koju će nevladina organizacija obavljati, ako se za to opredijeli;
• Raspolaganje imovinom, uključujući i raspolaganje u slučaju prestanka rada nevladine organizacije.

Najčešći ostali nedostaci:

• Različito opredijeljen naziv u prijavi, zapisniku, odluci i statutu;
• Nepotpisani akti;
• Prijave podnijete od strane neovlašćenih lica.

Zaključak, modeli akata i preporuke za NVO

Proces osnivanja, izmjene i usklađivanja akata nevladinih organizacija zahtijeva pažnju, dosljednost i razumijevanje propisa, koji uređuju ovu oblast. Iako su administrativne procedure jasno definisane Zakonom o nevladinim organizacijama, praksa pokazuje da se veliki broj grešaka ponavlja iz nepažnje, nedovoljnog poznavanja propisa ili preuzimanja neprovjerenih modela statuta i odluka.

Kako bi se izbjegla nepotrebna odlaganja i omogućilo brže sprovođenje postupaka upisa u Registar NVO, preporučuje se da svaka organizacija:

1. Temeljno prouči Zakon o nevladinim organizacijama i druge relevantne propise prije podnošenja prijave.
2. Koristi zvanični Vodič administrativnih procedura, koji se nalazi na sajtu Ministarstva regionalno-investicionog razvoja i saradnje sa NVO, zajedno sa propisanim obrascima i uputstvima.
3. Pažljivo uskladi ciljeve i djelatnosti između osnivačkog akta i statuta, kako bi dokumentacija bila jedinstvena i u skladu sa zakonskim zahtjevima.
4. Provjeri tačnost svih podataka, potpisa i adresa u dokumentima, kao i usklađenost naziva organizacije na crnogorskom jeziku.
5. Odmah reaguje na zahtjeve za otklanjanje nedostataka, uz poštovanje instrukcija iz dopisa koje izdaje nadležni organ.
6. Konsultuje Regionalni resursni centar prije podnošenja dokumentacije, kako bi dobila stručnu podršku i izbjegla najčešće greške.

Uspostavljanjem kvalitetnih i potpunih osnivačkih akata, svaka NVO postavlja temelje transparentnog i održivog djelovanja. Pravilno sproveden upis u Registar nije samo administrativna obaveza – to je prvi korak ka kredibilnom, profesionalnom i odgovornom radu u korist zajednice.

Modele akata za osnivanje udruženja i fondacija možete pronaći na sljedećem LINKU.

Vodič adminstrativnih procedura Ministarstva regionalno-investicionog razvoja i saradnje sa nevladinim organizacijama preuzmite OVDJE.

* Ovaj tekst je nastao u okviru programa  ,,Mreža resursnih centara u Crnoj Gori” , koji zajednički realizuju Centar za razvoj nevladinih organizacija (nacionalni resursni centar), NVO Bjelopoljski demokratski centar, NVO Aktivna zona i NVO Novi Horizont (regionalni resursni centri za sjevernu, centralnu i južnu regiju), kao i lokalne kancelarije NVO Bonum, NVO Nada i NVO Natura. Projekat je finansijski podržalo Ministarstvo regionalno-investicionog razvoja i saradnje sa nevladinim organizacijama.